Effectief vergaderen op afstand

Het is fijn dat er in deze coronatijd mogelijkheden zijn om op afstand te vergaderen, zoals met Zoom. In de praktijk blijkt echter vaak dat deze vergaderingen eindeloos duren. Dat kan beter:

Voorbereiding

Laat tijdig weten wanneer de vergadering is en hoelang deze zal duren.
Vraag agendapunten* op met een urgentiegraad (bijvoorbeeld één, twee of drie sterren).
De inbrenger van een agendapunt bereidt dit schriftelijk voor.
Maak een agenda met een tijdschema met de belangrijkste aandachtspunten. De minder belangrijke zaken worden behandeld als daar tijd voor is en anders schuiven ze door naar een volgende vergadering.

Tijdens de vergadering

De voorzitter houdt de tijd in de gaten.
Spreek af hoelang de vergadering duurt aan de hand van de agenda en houd het zo kort mogelijk.
Degene die notuleert, noteert de hoofdpunten en afspraken**.
In de vergadering bespreken de deelnemers belangrijke zaken die afgerond zijn, de lopende en toekomstige zaken.
Is er te weinig tijd, dan pakken degenen die verantwoordelijk zijn voor het onderwerp dit met elkaar op en komen er de eerstvolgende vergadering op terug.
Is er een punt waarover iedereen gehoord moet worden, maak er een rondvraag van met een maximum aan spreektijd per persoon.
Houd discussies kort en blijf bij het onderwerp dat op dat moment behandeld wordt.
Leg de verantwoordelijkheid bij degene die over het onderwerp gaat. Ideeën, meningen en kritiek kunnen ook buiten de vergadering om bij de verantwoordelijke terechtkomen.

Afsluitend

Vat de hoofdpunten samen.
Vraag of er nog prangende zaken of vragen zijn.
Benadruk de afspraken, vertel wanneer de notulen uiterlijk klaar zijn.
Maak, indien mogelijk, een afspraak voor een volgende vergadering.

Een goede voorbereiding scheelt tijd en werk

Misschien klinkt het vreemd, maar een goed voorbereide vergadering hoeft niet langer dan een kwartier of halfuur te duren. Vergaderen kost (vaak te veel) tijd (de tijd x het aantal deelnemers) en energie, terwijl er mensen deelnemen die weinig tot niets met het te behandelen onderwerp te maken hebben.
Het is belangrijk dat agendapunten vóór de vergadering door de belanghebbenden uitgewerkt zijn en dat de op- en aanmerkingen na de vergadering worden uitgewerkt. Dat voorkomt lange discussies.

*Agenda

Bij het versturen van de agenda zitten bijlagen die belangrijk zijn om van tevoren te lezen/te bestuderen over de ingebrachte agendapunten, zodat iedereen weet waar het over gaat. Dit bespaart veel tijd tijdens de vergadering.

**Verslaglegging

Een schematische verslaglegging is een prima manier om vast te leggen wat er besproken is. Bijvoorbeeld door de volgorde van de agendapunten aan te houden met daaronder:

de inhoudelijke hoofdpunten
de afspraken (door wie en wanneer)
het eventuele doel
wanneer erop terug te komen

Zo zie je maar weer. Met de juiste teksten (agenda, bijlagen, notulen) wordt zelfs vergaderen gemakkelijker en korter.