Een berichtje omdat je met vakantie gaat

Je vakantie begint pas wanneer je laptop dichtklapt of je pc uitschakelt. Vergeet niet, voordat je dat doet, een belangrijk tekstje te schrijven: het afwezigheidsbericht. Schrijf het niet op het allerlaatste moment, maar geef het wat aandacht.

Een afwezigheidsbericht is meer dan een automatische reactie

Een goed afwezigheidsbericht bestaat uit drie delen: je laat weten dat je tijdelijk niet bereikbaar bent, je geeft aan wanneer je terug bent en je geeft, indien mogelijk en noodzakelijk, de naam en het e-mailadres van iemand die jou kan vervangen. Zo voorkom je misverstanden, onnodige vervolgacties en verwachtingen die je tijdens je vakantie niet wilt of kunt waarmaken.

Wat staat er in een afwezigheidsbericht?

De periode van afwezigheid: laat weten van wanneer tot wanneer je afwezig bent.
Bereikbaarheid: geef duidelijk aan of (en wanneer, bijv. alleen 's avonds) je je e-mails wel of niet leest.
Een mogelijk alternatief contactpersoon: geef de naam en het e-mailadres van iemand als dat nodig is, als diegene ervan weet en ook echt kan helpen.
Realistische verwachtingen: beloof niet dat je direct na terugkomst het bericht beantwoordt, want je inbox puilt dan waarschijnlijk uit.

Het afwezigheidsbericht schrijven

Je kunt het bericht kort houden, zoals: Bedankt voor je bericht. Ik ben met vakantie van [datum] tot en met [datum]. Ik lees en beantwoord in deze periode mijn e-mails niet. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar. Ik lees dan zo snel mogelijk mijn e-mailberichten. Is je vraag dringend? Neem dan contact op met [naam collega] via [e-mailadres].

Wil je het bericht leuker, spannender, meer persoonlijk of gewoon anders maken, dan zijn er genoeg voorbeelden op internet te vinden of je schrijft zelf iets.

Ga met een gerust gevoel offline

Een afwezigheidsbericht schrijf je voor jezelf en voor de ontvanger. Een goede afwezigheidsmelding is misschien maar een paar regels lang, maar het geeft rust tijdens je vakantie en degene die het leest heeft de benodigde informatie.