Skip to main content

Is er al een handboek voor jouw bedrijf of organisatie?

Soms groeit een bedrijf sneller dan gedacht. Dat is natuurlijk super, maar vaak gaat de aandacht dan naar verkoop en logistiek en niet naar de medewerkers. De meeste medewerkers zijn heel loyaal en doen steeds meer om de groei bij te benen. En dat gaat dan weer ten koste van nieuwe medewerkers, want er is maar weinig tijd om die in te werken. Wat helpt is een handboek met de bijzonderheden en aandachtspunten van de organisatie.

Wat staat er in ieder geval in een handboek?

Vaak begint een handboek met de geschiedenis van het bedrijf in vogelvlucht, gevolgd door de missie, visie en kernwaarden. De bedrijfsstructuur met de verschillende afdelingen staan beschreven, zodat niet alleen de klanten, maar ook de medewerkers weten waarvoor ze waar terecht kunnen. Een organogram kun je als bijlage toevoegen.

Directie, management en OR

Daarna komen de directie, het management en de medewerkers aan bod. Wie doet wat, wat is de overlegstructuur, wat kan iedereen verwachten en wat wordt er van iedereen verwacht? Als er een ondernemingsraad is, staat er een omschrijving van de werkzaamheden, bereikbaarheid en mogelijkheden om iets te bespreken/mee te delen.

HR/financiën

Een apart hoofdstuk is voor de HR- of personeelszakenafdeling. Wat doen ze, hoe doen ze dat en waarvoor zijn ze te bereiken? Hetzelfde geldt voor de financiële afdeling. Deze afdelingen zijn belangrijk voor alle medewerkers, want ze gaan over contracten, loonbetalingen, pensioenen, vakantieaanvragen en vrije dagen en over wat te doen bij ziekte.

Marketing/PR

Hoe werkt de Marketing/PR-afdeling? Hoe gaat dat samen met bijvoorbeeld de verkoopafdeling? Is er een nieuwsbrief, website of blog? Wie houdt dat bij en krijgt iedereen daar inzage in? Is er een huisstijl waar iedereen zich aan houdt? Hoe en wanneer treedt de afdeling naar buiten? Wanneer en hoe vindt er overleg plaats met bijvoorbeeld in- en verkoop?

Opdrachtgevers/klanten

Bij de beschrijving van de opdrachtgevers/klanten staat ook hoe men in de organisatie met de klanten omgaat. Wat is gebruikelijk, wie benadert de klanten en wie doet de acquisitie. Wat gebeurt er bij klachten en met ontevreden klanten en hoe is de nazorg geregeld? Is er sprake van kwaliteitsbeheer en bij welke afdeling is dat ondergebracht?

Overlegstructuur

Hoe vaak is er overleg in het management, van het management met de medewerkers en met de medewerkers onderling? Is het overleg alleen top-down of ook bottom-up? Wie bepaalt het overleg en wie maakt de agenda? Wordt inbreng op prijs gesteld of juist niet? Staat alles bij voorbaat vast of is de organisatie een vloeiend geheel?

Middelen

Wat voor apparatuur en andere middelen zijn er in gebruik, hoe werken deze en wat te doen als iets stuk is? Wie is verantwoordelijk voor wat? Wie gebruikt welke apparaten? Denk ook aan computers en telefoons voor bijvoorbeeld thuis- of onderweg werken. Is er een vergoeding bij het gebruik van eigen apparatuur? Zijn er auto’s van de zaak of uitsluitend kilometervergoedingen?

Praktische zaken

Afhankelijk van het bedrijf zijn er veel praktische zaken die in het handboek beschreven kunnen zijn, zoals werktijden, vakantieaanvragen, wat te doen bij ziekte, maar ook veiligheid en wat te doen bij calamiteiten. Is er een intranet? Hoe om te gaan met mailverkeer, ins en outs over de bedrijfsruimte en nog veel meer.

Bijlagen

Als bijlagen kunnen bijvoorbeeld werkinstructies, gebruik van apparatuur, ziekteregelingen, loonschalen, gebruiksaanwijzingen en omschrijving van de huisstijl toegevoegd zijn. Afhankelijk van het soort bedrijf is er natuurlijk veel meer mogelijk.

Levend document

Een handboek is het best digitaal te gebruiken. Mocht er iets veranderen of toegevoegd worden, dan kan dat na een mededeling hierover aan alle betrokkenen direct veranderen in het document. Bovendien zijn de hoofdstukken aan te klikken, wat het zoeken vergemakkelijkt.

Ook tekstenredigeren.nl kan je helpen met het handboek

Is jouw bedrijf ook toe aan een handboek, maar ontbreekt de tijd of de mogelijkheid om er een te maken? Neem dan contact op met tekstenredigeren.nl. Met een uitgebreid gesprek en trefwoorden per hoofdstuk komen we een heel eind.